Ah l’événement d’entreprise, l'occasion rêvée de souder ses équipes, d’en mettre plein la vue à ses clients ou de donner un bon boost à sa visibilité.

Enfin… s’il est réussi. Dans la réalité, les entreprises dépensent parfois des sommes astronomiques pour un événement qui tourne finalement au fiasco : peu d’invités présents, une restauration en dessous des espérances, une ambiance d’enterrement…

Car oui, un événement, c’est précieux. Et il se prépare avec soin, en avance, et avec la volonté de répondre à des objectifs bien précis. Notre agence de communication évènementielle à Angers, Troyes, Vihiers et Cholet vous en dit un peu plus.

Pourquoi organiser un événement d’entreprise

Il y a 1 000 bonnes raisons d'organiser un événement. Parmi elles, on pourrait compter le désir de fédérer ou de passer des messages, l’envie de célébrer, d’informer ou d’échanger...

C’est l’outil idéal pour développer sa culture d'entreprise, créer des opportunités commerciales et faire parler de soi.

Un événement corporate peut avoir de nombreuses formes : conférence, séminaire, team building, salon, anniversaire d’entreprise, lancement de produit, journée portes ouvertes…

Pour une entreprise, il représente souvent un enjeu d’image de marque et de notoriété. Elle devra donc faire preuve de créativité et d’audace pour tirer son épingle du jeu.

Les étapes pour organiser un événement d’entreprise

Définir les objectifs de votre événement

Tout d’abord, l’organisation d’un événement doit impérativement s’inscrire dans une stratégie de communication globale.

Quel est le but de l’événement ? Réunir vos collaborateurs ou inviter des clients ? Annoncer le lancement d’un nouveau produit ? Fêter un anniversaire d'entreprise ou une inauguration ? Combien y aura-t-il de personnes présentes ? Autant de questions qui permettront de mieux définir les contours de la manifestation.

Choisir une date et une durée pour votre manifestation

Un événement se prépare au minimum 3 mois en avance. Parfois, il est nécessaire de s’y prendre plusieurs années avantafin de le positionner sur des dates clés.

En effet, le choix de la bonne date est un facteur important de la réussite de votre événement.

Vous souhaitez toucher vos collaborateurs ou une cible B2B ? Privilégiez les mardis et les jeudis. En effet, en raison de leur proximité avec le week-end, les lundis et vendredis sont généralement des journées bien remplies. Les mercredis, quant à eux, ne sont pas idéaux car les personnes avec enfants peuvent être absentes en raison des contraintes scolaires et des activités extrascolaires.

A contrario, si vous souhaitez toucher des particuliers, vous devrez plutôt vous orienter vers les soirs de semaine, les week-ends ou les vacances scolaires.

Demandez conseil à votre agence de communication pour ne pas faire d’impair.

Définir le budget dédié à votre événement corporate

Lors de l’organisation d’un événement, il ne faut pas laisser de place au hasard.

Chaque euro dépensé doit être fructifié. On parle de ROI (retour sur investissement en anglais). Alors il est important de réfléchir aux bénéfices souhaités, comme fidéliser vos clients ou vendre vos nouveaux produits, et d’estimer le montant nécessaire pour arriver à vos fins.

Selon la physionomie et les ambitions de l’événement, le lieu et le traiteur choisi, les coûts du personnel, de la technique ou encore du mobilier, le budget global ne sera pas du tout le même

Passer par une agence événementielle représente évidemment un coût pour une entreprise.

Cependant vous bénéficiez d’un accompagnement organisationnel et technique qui vous permettra de faire des économies d’argent importantes et d’atteindre plus rapidement vos objectifs.

Lister les activités et les animations de votre événement

Il n’y a rien de pire que de s’ennuyer lors d’un événement, n’est-ce pas ?

Pour laisser une bonne impression lors de vos soirées d’entreprises ou vos réceptions, il est alors judicieux d'y intégrer des animations. Cela peut être une soirée dansante, un spectacle de magie, ou même des animations culinaires durant votre repas ou cocktail dînatoire.

Des activités de team building peuvent également être mises en place si vous désirez souder vos équipes : sport, réalité virtuelle, jardinage…

Discutez-en avec le Groupe Echo pour déterminer les activités les plus adaptées à votre projet.

Trouver un lieu pour votre événement

Si l'événement n’est pas organisé dans vos locaux, vous devrez choisir une salle ou un espace extérieur.

Quelles sont sa superficie et sa capacité ? La restauration est-elle intégrée ? Quel mobilier aurez-vous à disposition ? Bénéficie-t-elle du matériel et des compétences techniques dont vous avez besoin ? Les agents de sécurité et les hôtesses d’accueil sont-ils inclus ?

D’autres questions sont essentielles pour la bonne tenue de votre événement :

Le lieu est-il accessible en transport en commun pour les personnes non véhiculées ? Dispose-t-elle d’un parking pour les autres ? Y a-t-il des hôtels à proximité directe ?

Il est chronophage de contacter les salles une à une, et de négocier les prix avec. Bénéficiez de nos liens étroits avec les différents prestataires événementiels pour obtenir un gain de temps et d’argent non négligeable.

Mettre en place un rétroplanning pour mieux organiser votre événement

Gestion des nombreux prestataires, communication interne et externe, les tâches sont multiples et il est impossible de réussir l’organisation d’un événement sans établir un rétroplanning au préalable.

Il permettra de gérer votre temps et de bien suivre vos échéances. Il servira également à répartir les tâches entre les différents membres de votre équipe.

La gestion globale d’un événement et des différentes tâches peut représenter une contrainte lourde pour l’organisateur. En sous-traitant l’organisation de votre événement, vous vous assurez de sa réussite…et vous pouvez souffler.

Communiquer, communiquer et … communiquer sur votre événement

L’événement est un outil de communication puissant. Il est favorable aux rencontres et aux échanges. Mais encore faut-il lui donner la visibilité qu’il mérite.

En amont, il faut notamment envoyer des invitations aux convives, effectuer des relances pour s’assurer de leur participation. Il faut également travailler sur la communication média, les relations publiques et utiliser les supports de communication en votre possession : réseaux sociaux, newsletter, affichage public ou encore flyers.

Et ce n’est pas fini… Créez un véritable événement connecté pour continuer à communiquer pendant et après. Pour cela, il faudra prévoir de la captation photo et vidéo, du live streaming, du live sur les réseaux sociaux type Twitter ou Facebook.

Si vous souhaitez gérer cette partie seule, cela pourra vous prendre du temps et devenir un vrai casse-tête organisationnel et technique ! Privilégiez l’expertise d’une agence de communication globale pour garantir le succès de votre communication et la qualité de vos contenus.

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Vous l’aurez compris, organiser un événement n’est pas de tout repos.

Et si vous faisiez confiance à un expert de l'événementiel pour limiter votre stress et vous assurer la réussite de votre projet ?

Le groupe écho est une agence de communication globale à Angers, Troyes, Vihiers et Cholet. Elle maîtrise aussi bien l’organisation événementielle en tant que telle, que toutes les formes de communication qui feront de votre événement une réussite.

Grâce à nos prestations de conseil et d’accompagnement, vous aurez toutes les clés en main pour avancer sereinement. Contactez nos équipes pour une demande de devis.